Møteplanlegging

Lav kvalitet på møter er kanskje en av de største tidstyvene i dagens arbeidsliv. Vi går på møter etter møter, uten at vi egentig får gjort noe, eller besluttet noe. Jeg mener at dette skyldes manglende kunnskap om god møteledelse og planlegging av møtet. Denne artikkelen vil hovedsaklig dreie seg om de praktiske aspektene ved planlegging og gjennomføring av møter.

I denne artikkelen bruker jeg ordet "møte" i en vid forstand, men dette inkluderer også workshops, gruppediskusjoner og andre former for samarbeid der flere personer er involvert.

Et av de viktigste punktene for møter er å være bevisst på møtets tre faser. Disse er er planlegging, gjennomføring og oppfølging, hvor gjennoføring også består av tre faser:

La oss se litt nærmere på hver av disse fasene:

Planlegging

Planlegging er kanskje den viktigste fasen, likevel er det forbausende mange som bare sender ut en invitasjon uten å tenke over hva som bør skje i møtet og hvordan man skal nå målet for møtet. For å planlegge møtet på en god måte, kan du bruke min 5M-modell:

Mål

Det må være klart definert hva som er målet for møtet, noe som kan variere fra møte til møte. Er det en beslutning som må tas? Skal man undersøke årsakene til et problem? Eller skal man finne løsningen på et problem? Uansett hva målet er, må det være definert både for din egen del og for deltakerne.

Mennesker

Mennesker er kanskje det viktigste punktet i 5M-modellen, og det som må vurderes er:

• Hvem må være med i møtet for å hjelpe deg med å nå målet for møtet?
• Hvem må du snakke med i forkant av møtet? Enten for å gi deg informasjon, eller for å forberede dem på hva som skal skje i møtet? Kanskje er det noen du må avklare forventing til slik at de ikke stjeler all tiden, eller at de er forberedt på å komme med sine viktige synspunkter (selv om de egentlig ikke liker å snakke i møter)?
• Hvem bør ikke være med i møtet? Er det noen som sier de må være med, men som egentlig ikke har noe med saken å gjøre? Eller de har egentlig ikke en formell rolle som skal være med på eksempelvis en beslutning? Det er lov til å si nei.
• Er det "lov" å sende stedfortreder, og videresende møteinvitasjonen til flere enn de du har definert? Det skjer stadig vekk at invitasjoner blir videresendt til flere, noe som kan skape utfordringer i møtet.

Metode

Metoden er måten du legger opp møtet for å nå målet. Noen tenker kanskje det er nok med en agenda, men det omfatter mye mer enn det. Eksempelvis setter du i agendaen: "Diskusjon" rundt et emne. Men hvordan skal diskusjonen foregå? Det er ofte lite konstruktivt å sette i gang en diskusjon med "er det noen som vil begynne"? Da er det mye bedre å sette en tydelig ramme, eksempelvis: "Nå skal vi diskutere denne "saken", men først vil jeg at vi bruker 5 minutter på å skrive ned hva vi tenker om saken, og deretter skal vi gå gjennom det sammen." Her kan man også være tydelig på tidsbruk, om det er lov å stille spørsmål til hverandre, og om det er greit å komme med egne betraktninger til det en annen sier. Av og til er det lurt å kun la folk presentere sitt synspunkt, hvor de andre får en tydelig oppgave i å bare lytte.

Hvilken metode du velger for møtet, eller de ulike delene av møtet, avhenger av målet. Som inspirasjon kan du titte på de ulike metodene jeg har beskrevet i egne artikler.

Husk også å inkludere nok pauser, hele dager kan være krevende om deltagerne ikke er van til denne typen samlinger. Det er også en ypperlig anledning for deltagerne å bli bedre kjent med hverandre og bygge relasjoner.

Midler

Midler er det du trenger for å gjennomføre møtet. Det kan være alt fra en tavle, post-it lapper, whiteboard, flipover, eller digitale verktøy som Miro, Mural eller Jamboard. Det kan også være at du trenger en prosjektor for å vise noe, eller at du trenger et rom med plass til alle deltakerne.

Her kan det også være greit å tenke over om man skal ha lunsj, eller andre forfriskninger. Hvis møtet skal vare hele dagen, er det viktig med påfyll av energi. Hvis noe av hensikten med møtet er at folk skal bli kjent med hverandre, kan det også være en ide å ha middag sammen etter møtet.

Å ha et eget punkt på midler høres kanskje for noen banalt ut, men det er overraskende mange som glemmer å planlegge rundt dette.

Muligheter

Muligheter er flere ting, det er først og fremst det som kan skje i møtet som du ikke har kontroll over. Det kan være at noen ikke kommer, at noen blir syke, at det skjer noe uventet som gjør at du må endre planen. Det kan også være at noen kommer med innspill som gjør at du må endre planen underveis. Denne fleksibiliteten er det viktig å ha som fasilitator, slik at du kan tilpasse deg situasjonen. Ved å tenke over hvilke personer du har med deg i møtet, kan du også forberede deg på hva som kan skje.

Muligheter kan også være at du velger å inkorpere elementer i møtet som kan være nyttig å få gått gjennom med akkurat disse deltagerne. Selvfølgelig så lenge det er tid til det. Det kan også være å fokusere på å lære dem hvordan man bruker ulike verktøy, eller hvordan man leder et godt møte.

Gjennomføring

Gjennomføring er den fasen hvor du faktisk gjennomfører møtet. Den består av tre faser:

Åpning

Åpning er den første fasen av møtet, og det er her du setter tonen for resten av møtet. Det er viktig å skape en trygg og åpen atmosfære der deltagerne føler seg komfortable med å dele sine tanker og ideer. Du kan starte med å ønske alle velkommen, presentere agendaen og formålet med møtet, og oppfordre deltagerne til å bidra aktivt.

Det kan også være nyttig å sette av tid til å bli bedre kjent med hverandre, for eksempel gjennom en isbryteraktivitet eller en kort runde der deltagerne deler noe om seg selv.

Gjøre jobben

Gjøre jobben er den viktigste fasen av møtet, og det er her du faktisk jobber med å nå målet for møtet. Det er viktig å holde fokus på agendaen og sørge for at alle deltagerne får muligheten til å bidra. Her bruker du metoden du har planlagt for møtet, men samtidig er fleksibel og tilpasser deg situasjonen.

Et viktig element i denne fasen er det menneskelige aspektet. At du som møteleder/fasilitator er tilstede, lytter aktivt og stiller spørsmål. Samtidig må du også ha fokus på å runde av diskusjoner som drar ut, stoppe digresjoner som ikke er viktige og sørge for at alle kommer til orde. Det finnes mange ulike teknikker som kan brukes, og jeg vil beskrive dette i egne artikler.

Avslutning

Avslutning er den siste fasen av møtet, og det er her du oppsummerer hva som har blitt diskutert og eventuelt blitt besluttet. Det er viktig å sørge for at alle deltagerne er enige om hva som skal gjøres videre, og at det er klart hvem som har ansvar for å følge opp på de ulike punktene eller aksjonene.

Oppfølging etter møtet

Oppfølging er det som skjer i etterkant av møtet. Det aller første er å sende ut oppsummering og eventuelle aksjoner. Videre må du følge opp at aksjoner blir gjort, eller at flere møter blir satt opp etter behov. Hvis det er en del aksjoner i etterkant og dere ikke har et naturlig møtepunkt, kan det være fornuftig å sette opp korte innsjekkingsmøter i etterkant for oppfølging.

Oppsummert

Å gjennomføre gode møter er egentlig ikke så vanskelig, men det krever at du som møteleder/fasilitator er bevisst på hva som skal skje i møtet, og at du har en plan for hvordan du skal nå målet. Ved å bruke 5M-modellen kan du planlegge møtet på en strukturert måte, og ved å følge de tre fasene i gjennomføringen kan du sikre at møtet blir effektivt og produktivt. Husk også at det er viktig å følge opp på aksjoner i etterkant av møtet, slik at dere faktisk får gjort det dere har blitt enige om.

Lykke til!