Verdistrømskartlegging

Mange bedrifter sliter med prosessene sine. Det er ofte utfordringer spesielt hvis flere leveranselinjer eller avdelinger er del av en felles prosess. Utfordringene er eksempelvis at noen opplever at andre ikke gjør jobben sin godt nok, at det mangler informasjon, at ting tar for lang tid eller at arbeid må gjøres om igjen.

Å gjøre en såkalt verdistrømskartlegging (VSM) kan være et veldig nyttig verktøy for å komme i gang med å fikse det som ikke virker. Målsetningen at man skal redusere det som sees på som "ikke-verdiskapende" aktiviterer og forbedre aktivitene som skaper verdi. Dette gjør man for å optimalisere kvalitet og tidsforbruk på å gjennomføre prosessen og få et godt produkt eller tjeneste for kunden.

Aktiviteter man prøver å identifisere er:

I tillegg vi man identifisere ventetid og utfordringer relatert til selve aktivitetene.

Praktisk gjennomføring av Verdistrømskartlegging

Før man skal gjennomføre en VSM må man:

1. Sikre forankring hos avdelingene og deres ledere som er involvert i prosessen


2. Invitere minst en fra hver avdeling med i workshopen. Det kan bli for mye med alle, men det er viktig at man har med rett(e) ressurser som kan beskrive hvordan de jobber innen denne prosessen.


3. Få en tydelig definisjon og enighet om hva som er viktigste suksesskriterier for leveranser fra prosessen. Aller helst fra kundens perspektiv! Og merk her at kunden kan være en intern kunde.


4. Definer en tydelig start og stopp for prosessen. Hva er det som initierer at prosessen igangsettes.

Prosessen i workshop foregår omtrent slik:

• Vi starter med første aktivitet etter oppstartsaktiviteten og ber den som er ansvarlig om å beskrive aktiviteten. Aktiviteten noteres ned på en post-it, og spesifikt med et verb som beskriver hva som utføres.


• Når aktiviteten beskrives vil det enten komme av seg selv, eller du som fasilitator spør etter hvilke systemer man eventuelt bruker og om det er tilleggsinformasjon som er nyttig å vite her. Dette noteres også ned på post-it av en annen farge.


• Det aller viktigste punktet er å beskrive eventuelle utfordringer man har relatert til aktiviteten. Må man vente på andre? Har man informasjonen man trenger, etc.


• Husk å noter ned hvilken rolle det er som utfører aktiviteten, og ved behov også hvilken avdeling.

I selve workshopen er det viktig å ha fokus på selve prosessen hvor hver enkelt må fortelle hvordan de faktisk gjennomfører arbeidet. Flere bedrifter har gjerne prosesser dokumentert, men vi vil ikke se på hvordan det "egentlig skal være". Vi må vite hva som skjer i dag og hvor det er forbedringspotensiale.

Når aktivitene og utfordringene beskrives er det viktig at man beskriver det fra sitt ståsted, uten å komme med beskyldninger mot andre parter. Det må også komme klart frem i introduksjonen, at vi er ikke her for å peke på andre. De andre deltagerne sin rolle når noe beskrives er å lytte for å forstå og stille oppklarende spørsmål.

Når man har kommet til enden av prosessen, er det tid for en gjennomgang og gjerne prioritering av utfordringer og tilhørende aksjoner. Det kan være fristende å lage en plan for alt, men det er sjeldent man har tid til å gjøre alt på en gang. Etter å ha prioritert er det viktig å sette en aksjonseier på tiltakene, og gjerne en dato for når aksjonen skal være utført.

Hvis du har god tid med deltagerne, og ser det er formålstjenlig kan det være verdt å lage en ny fremtidig prosess i samme workshop. Det betyr at man tar vekk alt man kan av unødvendige aksjoner, rydder og forbedrer og får dokumentert alt med en gang. Jeg har imidlertid erfart at de aller fleste ikke har tid til å sette av flere dager til slike workshoper, og det kan gi gode resultater å fokusere på aksjonene.

Etter workshopen er det viktig å:

• Lage en oppsummering av aksjonene, samt dokumentere funnene fra workshopen. Har det vært en digital workshop, bruker jeg ofte Miro-board for å dokumentere underveis slik at dette kan deles med deltagerne i etterkant. Hvis jeg har fysisk workshop og bruker brunpapir, dokumenterer jeg alt digitalt enten i Miro eller i MS Visio, slik at det kan sendes ut til deltagerne.


• Følge opp at aksjoner, avklaringer og beslutninger blir gjort, og støtte/fasilitere ved behov.


• Etterhvert som endringer kommer på plass, oppdatere prosess og eventuelt tilhørende manualer og prosedyrer.


• Når ny prosess er på plass, inviter til et nytt møte med alle deltagerne for å sikre at de får informasjon og er enig i endringene som har blitt gjort.


• Ved større prosessendringer, anbefaler jeg å lage en plan for implementering som inkluderer informasjon og opplæring til alle som er involvert i prosessen.

Hvis man gjennomfører VSM på en gode måte, vil man ikke bare ha en mer optimalisert prosess for å levere verdi til kunden. Man vil også ha større forståelse for hverandre sitt arbeid og bidrag inn i prosessen. En annen fin sideeffekt er at man blir bedre kjent med hverandre, noe som senker terskelene for å ta kontakt med hverandre ved behov og i seg selv reduserer risikoen for konflikter på tvers av leveranselinjer.